Case de marcat
Casa de marcat (casa de numerar) este echivalentul fizic al contului bancar — doar că în loc de bani în bancă, gestionezi bani în numerar. Fără o casă de marcat configurată nu poți înregistra încasări sau plăți numerar, iar soldul de numerar nu va apărea în balanța de verificare. Configurarea se face o singură dată, apoi casa te însoțește în toate documentele de numerar.
Unde găsești: Sidebar → Banca & Casa → Case de marcat
De ce configurezi casele de marcat
- Fără casă de marcat nu poți crea documente de încasare sau plată numerar.
- Fiecare casă este legată de un cont analitic din planul de conturi (grupa
241— Casa), ceea ce asigură evidența corectă a numerarului în balanță. - Dacă ai mai multe puncte de lucru sau magazine, case separate oferă control individual pe fiecare locație.
- Conexiunea cu terminalul POS permite reconcilierea automată a vânzărilor cu numerarul din casă.
Conform legislației RM, agenții economici trebuie să respecte limita soldului de casă stabilită de sine stătător (Regulamentul BNM cu privire la operațiunile de casă). Excedentul de numerar peste limită se depune la bancă în aceeași zi lucrătoare. POSfix nu blochează automat depășirea limitei, dar soldul casei este vizibil permanent pentru a facilita controlul.
Configurare pas cu pas
- Deschide Case de marcat din sidebar.
- Apasă „Casă nouă".
- Introdu denumirea descriptivă (ex. „Casa principală MDL", „Casa magazin Botanica").
- Selectează contul GL analitic (ex.
241.1) — vezi tabelul de mai jos. - Alege valuta (de regulă MDL; pentru numerar în valută, creezi o casă separată).
- Opțional: selectează terminalul POS legat din POSfix.
- Apasă Salvează.
Gestionarea soldului inițial
Dacă organizația ta avea deja numerar în casă înainte de a începe să folosești POSfix:
- Deschide Solduri inițiale din secțiunea Contabilitate.
- Introdu soldul pe contul
241.xcorespunzător casei de marcat. - Soldul va apărea automat pe casa de marcat.
Dacă începi de la zero, soldul inițial este 0 și crește cu prima încasare.
Valorile recomandate
Cont GL — clasa 241
Conform SNC, casele de marcat se mapează pe conturi analitice din clasa 241 (Casa):
| Cont GL | Utilizare tipică | Valuta |
|---|---|---|
241.1 | Casa principală a organizației | MDL |
241.2 | Casa secundară (magazin, depozit, alt punct de lucru) | MDL |
241.3 | Casa pentru valută străină | EUR / USD |
Selectezi doar conturi cu punct (ex. 241.1), nu contul de grup 241. Contul de grup agregă soldurile tuturor caselor — nu poți posta direct pe el.
Exemplu de configurare completă
SRL „Floarea-Soarelui" are un magazin cu punct de vânzare și un birou administrativ:
| Casă | Denumire | Cont GL | Valuta | Terminal POS |
|---|---|---|---|---|
| Casa principală | Casa birou central | 241.1 | MDL | — |
| Casa magazin | Casa magazin Botanica | 241.2 | MDL | Terminal #1 (POSfix) |
| Casa valută | Casa EUR | 241.3 | EUR | — |
Case multiple — situații frecvente
- Casa principală — casa contabilității, unde se fac plățile oficiale (salarii în numerar, avansuri).
- Casa magazinului — pentru încasările din vânzarea cu amănuntul, legată la terminalul POS.
- Casa în valută — pentru operațiuni cu numerar în EUR sau USD (ex. schimb valutar, plăți furnizori externi).
- Petty cash (fond de rulment) — sume mici pentru cheltuieli curente (rechizite, transport).
Fiecare casă funcționează independent, cu sold propriu, și poate fi atribuită unor persoane responsabile diferite.
Ce se poate schimba ulterior
| Câmp | Se poate modifica? | Observații |
|---|---|---|
| Denumire | Da, oricând | Fără impact contabil |
| Cont GL | Da, cu precauție | Modificarea afectează doar operațiunile viitoare |
| Valuta | Nu, după prima operațiune | Creează o casă nouă pentru altă valută |
| Terminal POS | Da, oricând | Poți lega/dezlega terminalul fără impact contabil |
Soldul curent
POSfix calculează automat soldul curent pe baza:
- Soldului inițial — configurat la deschiderea perioadei.
- Încasărilor — bani primiți la casă (documente de încasare numerar contate).
- Plăților — bani plătiți de la casă (documente de plată numerar contate).
Soldul se actualizează în timp real la contarea sau stornarea documentelor. Lista caselor afișează soldul curent pe fiecare rând.
Periodic (zilnic sau săptămânal), verifică dacă soldul din POSfix corespunde cu numerarul fizic din casă. Discrepanțele pot indica erori de înregistrare sau lipsuri de numerar. Balanța de verificare pe contul de grup 241 arată soldul agregat al tuturor caselor.
Legătura cu terminalul POS (POSfix)
Dacă organizația folosește modulul POSfix (punct de vânzare), poți lega casa de marcat de un terminal POS. Această legătură permite:
- Reconcilierea cu raportul Z — la închiderea zilei de lucru, raportul Z arată totalul vânzărilor în numerar. Compari cu încasările înregistrate în POSfix pe aceeași casă.
- Identificarea discrepanțelor — dacă soldul casei nu corespunde raportului Z, investighezi diferența.
- Trasabilitate completă — fiecare vânzare de la POS are corespondent contabil în POSfix.
Legătura cu terminalul POS este opțională. Casele de marcat funcționează independent de POSfix.
Depanare
| Problemă | Cauză probabilă | Soluție |
|---|---|---|
| Soldul curent nu corespunde cu numerarul fizic | Documente necontate (în status Ciornă) sau operațiuni lipsă | Verifică dacă toate documentele sunt contate. Numără fizic și compară cu soldul din POSfix. |
| Soldul este negativ | Plăți înregistrate fără încasările corespunzătoare | Un sold negativ indică o eroare — nu poți plăti mai mult decât ai în casă. Verifică încasările necontate sau plățile eronate. |
| Nu pot selecta contul GL dorit | Contul este de grup (fără punct) sau nu există | Creează un cont analitic (cu punct) în Planul de conturi. |
| Terminalul POS nu apare în lista de selecție | Terminalul nu este configurat în POSfix sau aparține altei organizații | Verifică configurarea terminalului în modulul POSfix. |
| Două case au același cont GL | Configurare incorectă | Creează un cont analitic nou și reasociază una dintre case. |
| Limita de casă este depășită | Numerar în exces care trebuia depus la bancă | Creează o plată numerar cu tipul „Depunere la bancă" (Dt 242.x / Ct 241.x). |
Întrebări frecvente
Pot avea o casă de marcat în EUR?
Da. Creezi o casă de marcat cu valuta EUR și o asociezi unui cont analitic dedicat (ex. 241.3). Operațiunile de numerar pe această casă vor fi în EUR, cu echivalent în MDL la cursul BNM.
Ce este legătura cu terminalul POS?
Un câmp opțional care asociază casa de marcat cu un terminal fizic din modulul POSfix. Permite compararea automată a vânzărilor de la POS cu încasările contabile. Dacă nu folosești POSfix, ignoră acest câmp.
Pot șterge o casă de marcat?
Doar dacă nu are operațiuni de numerar asociate. Dacă a fost utilizată, o dezactivezi. Casele dezactivate nu mai apar în listele de selecție din documente noi, dar datele istorice rămân intacte.
Cum aflu câți bani am în numerar în total?
Balanța de verificare pe contul de grup 241 arată soldul agregat al tuturor caselor de marcat. Pagina de case de marcat afișează și soldul individual al fiecărei case.
Ce este limita soldului de casă?
Conform Regulamentului BNM privind operațiunile de casă, agenții economici din RM stabilesc limita soldului de casă de sine stătător. Excedentul peste limită se depune la bancă în aceeași zi lucrătoare. POSfix nu impune automat această limită, dar soldul este vizibil permanent pentru controlul tău.
Câte case de marcat pot avea?
Nu există o limită tehnică. Poți configura câte case ai nevoie — una per locație, per valută sau per responsabil. Fiecare trebuie să aibă un cont GL analitic dedicat.
Cum configurez soldul inițial al casei?
Accesează Solduri inițiale din secțiunea Contabilitate. Introdu soldul pe contul 241.x corespunzător. Soldul va apărea automat pe casa de marcat.
Pot muta bani între două case de marcat?
Da. Creezi o plată numerar de la o casă (Ct 241.1) și o încasare numerar la cealaltă casă (Dt 241.2), cu același cont corespondent — de regulă un cont tranzitoriu sau direct între conturile de casă.
Cum reconciliez casa cu raportul Z de la POS?
Dacă casa este legată la un terminal POS, compari soldul zilnic din POSfix cu totalul din raportul Z. Diferențele pot fi cauzate de încasări necontate, plăți omise sau erori de înregistrare la POS.
De ce am nevoie de case separate dacă am un singur magazin?
Dacă ai doar un punct de lucru și operezi doar în MDL, o singură casă de marcat pe 241.1 este suficientă. Case multiple sunt necesare doar pentru locații separate, valute diferite sau responsabili diferiți.
Pagini conexe
- Încasări și plăți numerar — operațiunile cu numerar pe casa de marcat
- Conturi bancare — echivalentul bancar al casei de marcat
- Plan de conturi — configurarea conturilor analitice 241.x
- Solduri inițiale — configurarea soldului de deschidere
- Operațiuni bancare — depunere/ridicare numerar la/de la bancă