Inventariere fizică
Inventarierea fizică este procesul de verificare a stocurilor reale prin numărarea efectivă a produselor din depozit și compararea cu evidența contabilă. Documentul de inventariere surprinde diferențele — surplusuri și lipsuri — și permite regularizarea lor prin ajustarea automată a stocurilor.
Unde găsești: Sidebar → Stocuri → Inventariere
Obligația legală
Conform Legii contabilității nr. 287/2017, art. 19 din Republica Moldova:
Entitatea este obligată să efectueze inventarierea generală a elementelor de activ și de datorii cel puțin o dată pe an, de regulă înainte de întocmirea situațiilor financiare anuale.
Inventarierea este obligatorie și în următoarele cazuri:
- La schimbarea gestionarului (persoana responsabilă material)
- La constatarea unor furturi sau pagube
- La fuziunea, lichidarea sau reorganizarea entității
- La cererea organelor de control (Serviciul Fiscal de Stat)
Neefectuarea inventarierii anuale constituie încălcare a legislației contabile și poate atrage sancțiuni la control fiscal. Păstrați documentele de inventariere (procesele-verbale, listele de inventar) cel puțin 5 ani.
Comisia de inventariere
Conform regulamentului privind inventarierea (aprobat prin Ordinul MF nr. 60/2012), inventarierea se efectuează de o comisie numită prin dispoziția conducătorului entității. Comisia include:
- Președinte — de regulă, contabilul-șef sau un alt specialist
- Membri — minimum 2 persoane (gestionar, economist, inginer etc.)
- Gestionarul — participă obligatoriu la numărarea bunurilor din gestiunea sa
Câmpul Comisie din documentul POSfix vă permite să specificați componența comisiei. Aceste date apar pe procesul-verbal de inventariere tipărit.
Câmpurile documentului
| Câmp | Descriere | Obligatoriu |
|---|---|---|
| Depozit | Depozitul în care se face numărătoarea | Da |
| Data inventarierii | Data la care are loc numărarea fizică | Da |
| Perioadă | Perioada contabilă asociată | Da |
| Comisie | Persoanele responsabile de numărare | Nu |
| Descriere | Notă internă cu observații | Nu |
Ciclul de viață al inventarierii
Documentul de inventariere are un flux specific, diferit de documentele postabile standard:
Ciornă → În desfășurare → Confirmat
Pas 1 — Ciornă
Creați documentul și selectați depozitul și data. La acest pas, liniile nu sunt populate — este doar antetul documentului.
Pas 2 — În desfășurare
Lansați inventarierea, iar POSfix generează automat liniile de inventar pe baza stocului curent din depozit:
| Coloană | Descriere | Editabil |
|---|---|---|
| Produs | Denumirea și codul produsului | Nu |
| Unitate de măsură | UM-ul produsului | Nu |
| Cantitate scriptică | Stocul conform evidenței contabile | Nu |
| Cantitate faptică | Stocul real — numărat fizic | Da |
| Diferență | Faptică − Scriptică (calculat automat) | Nu |
| Cont GL | Contul de stocuri al produsului | Nu |
Completați coloana Cantitate faptică pentru fiecare produs:
- Diferență pozitivă (surplus) — ați găsit mai mult decât în evidență
- Diferență negativă (lipsă) — ați găsit mai puțin decât în evidență
- Diferență zero — stocul corespunde
Lăsați cantitatea faptică goală doar dacă produsul lipsește complet. Dacă cantitatea faptică este zero, introduceți explicit 0 — un câmp gol înseamnă „necontat", nu „zero bucăți".
Pas 3 — Confirmat
Când confirmați inventarierea, POSfix procesează diferențele și generează automat mișcări de stoc pentru regularizare.
Regularizarea diferențelor — formule contabile
Surplus (ați găsit mai mult decât în evidență)
| Operațiune | Debit | Credit | Sumă |
|---|---|---|---|
| Surplus la inventar | 217.x Mărfuri / Stocuri | 612.x Alte venituri operaționale | Valoarea surplusului |
Costul surplusului se determină pe baza ultimului preț de achiziție sau a costului mediu ponderat, în funcție de metoda de evaluare a produsului.
Lipsă în limita normelor de perisabilitate naturală
Pentru produsele cu pierderi naturale (evaporare, uscare, sfărâmare), legislația din RM permite deducerea lipsurilor în limita normelor de perisabilitate. Aceste lipsuri se trec pe cheltuieli fără consecințe fiscale suplimentare:
| Operațiune | Debit | Credit | Sumă |
|---|---|---|---|
| Lipsă în limita normelor | 714.x Alte cheltuieli operaționale | 217.x Mărfuri / Stocuri | Valoarea lipsurilor |
Lipsă peste normele de perisabilitate
Lipsurile care depășesc normele de perisabilitate naturală au consecințe fiscale suplimentare — se calculează și TVA pe lipsuri:
| Operațiune | Debit | Credit | Sumă |
|---|---|---|---|
| Lipsă peste norme — valoarea stocului | 714.x Alte cheltuieli operaționale | 217.x Mărfuri / Stocuri | Valoarea lipsurilor |
| TVA pe lipsuri peste norme | 714.x Alte cheltuieli operaționale | 534.4 TVA de plătit | TVA calculat pe valoarea lipsurilor |
Conform Codului Fiscal al RM, art. 102 alin. (7), dacă lipsurile de stoc depășesc normele de perisabilitate naturală, TVA dedus la achiziție trebuie corectat (restabilit). Practic, se calculează TVA pe valoarea lipsurilor peste norme și se înregistrează ca datorie față de buget: Dt 714.x / Ct 534.4.
Lipsuri imputabile
Dacă lipsurile sunt cauzate de o persoană responsabilă (gestionar) și se decide imputarea:
| Operațiune | Debit | Credit | Sumă |
|---|---|---|---|
| Imputare gestionar — valoarea stocului | 227.x Creanțe personal | 217.x Mărfuri | Valoarea imputată |
| TVA pe lipsuri imputate | 227.x Creanțe personal | 534.4 TVA de plătit | TVA aferent |
Norme de perisabilitate naturală
Normele de perisabilitate sunt stabilite prin acte normative specifice pe categorii de produse. Cele mai frecvente:
| Categorie produse | Normă tipică | Baza legală |
|---|---|---|
| Produse alimentare | 0,1% – 3% | HG nr. 1021/2001 |
| Combustibili și lubrifianți | 0,5% – 2% | Norme departamentale |
| Materiale de construcții (vrac) | 0,5% – 1,5% | Norme departamentale |
| Produse chimice | 0,2% – 1% | Norme departamentale |
Normele de perisabilitate naturală pentru Republica Moldova sunt aprobate prin hotărâri de guvern și ordine departamentale. Contabilul trebuie să verifice normele aplicabile pentru fiecare categorie de produse și să le menționeze în politica contabilă a entității.
Exemplu complet
Situația de fapt
SRL „Alimentara Centrală" din Chișinău face inventarierea depozitului principal pe 31.12.2025. Comisia: Ion Popescu (președinte), Maria Lungu (membru), Vasile Rusu (gestionar).
| Produs | Cant. scriptică | Cant. faptică | Diferență | Cost unitar | Valoare diferență |
|---|---|---|---|---|---|
| Zahăr (kg) | 500 | 492 | −8 | 25 lei | −200 lei |
| Ulei de floarea-soarelui (sticle) | 300 | 300 | 0 | 42 lei | — |
| Făină (kg) | 200 | 208 | +8 | 15 lei | +120 lei |
| Conserve (cutii) | 150 | 142 | −8 | 35 lei | −280 lei |
Analiza lipsurilor
- Zahăr: norma de perisabilitate 0,5% = 2,5 kg. Lipsă 8 kg, din care 2,5 kg în norme, 5,5 kg peste norme.
- Conserve: nu există perisabilitate naturală pentru conserve. Toată lipsa de 8 cutii este peste norme.
Formule generate la confirmare
| Nr. | Operațiune | Debit | Credit | Sumă |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Surplus făină | 217.1 Mărfuri | 612.1 Venituri surplus | 120 lei |
| 2 | Lipsă zahăr (în norme: 2,5 kg) | 714.1 Cheltuieli pierderi | 217.1 Mărfuri | 62,50 lei |
| 3 | Lipsă zahăr (peste norme: 5,5 kg) | 714.1 Cheltuieli pierderi | 217.1 Mărfuri | 137,50 lei |
| 4 | TVA pe lipsă zahăr peste norme | 714.1 Cheltuieli pierderi | 534.4 TVA datorat | 27,50 lei |
| 5 | Lipsă conserve (peste norme: 8 buc.) | 714.1 Cheltuieli pierderi | 217.1 Mărfuri | 280 lei |
| 6 | TVA pe lipsă conserve peste norme | 714.1 Cheltuieli pierderi | 534.4 TVA datorat | 56 lei |
- Opriți mișcările de stoc în timpul numărării — niciun bon de intrare sau ieșire pe durata inventarierii
- Numărați de două ori pozițiile cu diferențe semnificative
- Documentați cauzele diferențelor — veți avea nevoie la control fiscal
- Pentru depozite mari, inventariați parțial pe categorii de produse (inventariere ciclică)
- Păstrați listele de inventar semnate de toți membrii comisiei
Legătura cu alte documente
- Mișcări de stoc — documentele generate automat la confirmarea inventarierii (intrări pentru surplusuri, ieșiri pentru lipsuri)
- Produse — nomenclatorul de articole inventariate, cu metoda de evaluare care determină costul diferențelor
- Depozite — locațiile fizice în care se face numărătoarea
- Registrul jurnal — formulele contabile generate la regularizare
- Perioade contabile — perioada trebuie să fie deschisă pentru a confirma inventarierea
- Balanța de verificare — verificarea soldurilor pe conturile de stoc după inventariere
Întrebări frecvente
Pot face inventariere pe mai multe depozite simultan?
Creați câte un document de inventariere per depozit. Fiecare depozit are stocul lui independent, deci numărătoarea se face separat. Puteți lansa mai multe documente de inventariere în paralel.
Ce se întâmplă cu produsele găsite fizic dar neînregistrate în nomenclator?
Trebuie mai întâi să creați produsul în nomenclator, apoi să-l adăugați manual ca linie de inventar cu cantitate scriptică 0 și cantitate faptică reală.
Pot anula o inventariere confirmată?
Nu direct. Inventarierea confirmată generează mișcări de stoc definitive. Dacă ați confirmat eronat, trebuie să stornați mișcările generate și să creați o inventariere nouă cu datele corecte.
Cum afectează inventarierea perioadele contabile?
Inventarierea se asociază cu o perioadă contabilă. Mișcările generate respectă data inventarierii. Asigurați-vă că perioada este deschisă.
Cum determin dacă lipsurile sunt în limita normelor?
Calculați procentul de perisabilitate: (Cantitate lipsă / Cantitate scriptică) × 100. Comparați cu norma aplicabilă categoriei de produse. Diferența peste normă este supusă TVA.
Ce fac dacă gestionarul refuză să semneze procesul-verbal?
Menționați refuzul în procesul-verbal, cu semnăturile celorlalți membri ai comisiei. Refuzul gestionarului nu invalidează inventarierea, dar trebuie documentat.
Pot face inventariere parțială (doar anumite produse)?
Da, puteți face inventariere ciclică — selectați doar anumite categorii de produse. Aceasta nu înlocuiește inventarierea anuală completă, dar ajută la menținerea acurateței pe parcursul anului.
Cum tratez produsele deteriorate găsite la inventariere?
Produsele deteriorate se înregistrează cu cantitate faptică redusă (dacă sunt parțial utilizabile) sau zero (dacă sunt complet inutilizabile). Lipsurile se regularizează conform regulilor de mai sus, cu procesul-verbal de casare atașat.
Cât de des trebuie să fac inventariere?
Minimum o dată pe an (obligatoriu legal). Recomandarea practică:
- Lunar — pentru produse de valoare mare sau cu risc de sustragere
- Trimestrial — pentru depozite cu rotație mare
- Anual — pentru toate celelalte categorii (obligatoriu înainte de situațiile financiare)
Ce documente păstrez după inventariere?
Păstrați cel puțin 5 ani: lista de inventar (cu cantitățile scriptice și faptice), procesul-verbal al comisiei, decizia conducătorului privind regularizarea diferențelor, și documentele justificative pentru lipsuri (norme de perisabilitate, acte de casare).
Inventarierea afectează declarația TVA?
Da, dacă aveți lipsuri peste normele de perisabilitate. TVA-ul corectat (Dt 714 / Ct 534.4) se include în declarația TVA din luna confirmării inventarierii.
Cum fac inventarierea la deschiderea firmei?
La prima inventariere, stocul scriptic este zero (sau egal cu soldurile inițiale introduse). Introduceți cantitățile faptice reale — diferențele pozitive vor genera intrări de stoc.
Pagini conexe
- Produse — nomenclatorul de articole inventariate
- Depozite — locațiile în care se face inventarierea
- Mișcări de stoc — documentele generate la regularizare
- Perioade contabile — deschiderea perioadei pentru inventariere
- Balanța de verificare — verificarea soldurilor după inventariere