Recontabilizare documente

Recontabilizarea reface contabilizarea unor documente deja contabilizate: le decontabilizează și le contabilizează la loc, în ordinea datelor. O folosești când s-a schimbat ceva de care depind documentele deja contabilizate: un cont implicit, costul unei intrări, o factură introdusă târziu. Recontabilizate, notele lor țin cont de schimbare.

Nu schimbă nimic pe document și nu ocolește verificările lui. Pornește exact acțiunile pe care le-ai apăsa în documentul însuși, așa că un document dintr-o lună închisă rămâne cum e.

Unde găsești: Meniu lateral → Contabilitate → tabul Recontabilizare documente

1 perioada · 2 tipurile de document · 3 Încarcă documentele · 4 Arată planul · 5 Recontabilizează · 6 Recalculează întâi costul de stoc

Banda Mecanismul de cost de sub titlu îți spune cum ajunge în contabilitate o diferență de cost: pe nota documentului sau pe o notă de corecție separată. Mecanismul îl schimbă doar administratorul platformei.

Ca să recontabilizezi documente

1. Alegi perioada. Dacă o lași goală, lista cuprinde toate documentele contabilizate, până azi.
2. Dacă vrei doar anumite feluri de documente, le apeși în Tipuri de document. Fără niciunul ales, intră toate.
3. Încarcă documentele.
4. Bifezi documentele pe care le refaci.
5. Arată planul. Panoul îți spune câte documente intră și că se vor face în ordinea din listă.
6. Recontabilizează.

Lista e deja în ordinea în care se va lucra: după dată, pe toată firma, nu modul cu modul. Așa fiecare document își ia costul din tot ce s-a întâmplat înaintea lui.

Recontabilizează rămâne gri până vezi planul. Dacă schimbi bifele după aceea, planul se șterge și îl ceri din nou — nu se refac documente pe care nu le-ai văzut.

Comutatoarele

Comutator	Ce se schimbă când îl activezi	Dacă îl lași închis
Oprește-te la prima eroare	Lucrarea se oprește la primul document refuzat, iar restul rămân neatinse	Documentele refuzate se sar, lucrarea merge până la capăt și le adună într-o listă
Recalculează întâi costul de stoc	Înainte de documente, platforma recalculează costul ieșirilor din registrul de stoc, pe toate pozițiile. Documentele își iau apoi costul corectat	Documentele se refac pe costul care e acum în registrul de stoc

Recalcularea costului nu atinge cantitățile și nu rescrie pozițiile care ies la fel. Rezultatul apare în panoul Faza 1 — costul de stoc: câte poziții s-au recalculat și cu cât s-a schimbat cheltuiala.

Dacă bifezi Recalculează întâi costul de stoc fără niciun document bifat, butonul devine Corectează costul. Atunci se corectează doar costul din registrul de stoc, după o confirmare, fără nicio notă refăcută.

Lucrarea rulează pe server

După ce apeși Recontabilizează, deasupra listei apare panoul Recontabilizarea documentelor. Lucrarea continuă și dacă închizi fila, iar când revii o găsești tot aici.

1 starea lucrării și perioada · 2 câte documente s-au recontabilizat, s-au sărit sau au eșuat · 3 Verifică integritatea · 4 o lucrare din Lucrări recente, deschisă la clic

Cât rulează, starea e În lucru, iar butonul Oprește încheie lucrarea după documentul la care a ajuns. Terminată înseamnă că a trecut prin toate documentele. Dacă a rămas ceva de făcut — Oprită, Anulată sau terminată cu refuzuri —, Reia încearcă din nou documentele refuzate și le face pe cele rămase. Cele deja recontabilizate nu se mai ating.

Documentul refuzat rămâne cu nota de dinainte. Îl găsești în același panou, la Documente refuzate sau sărite, cu motivul pe rând. Repari cauza în document, apoi îl recontabilizezi din nou.

Pe o firmă rulează o singură lucrare odată. Dacă pornești una în timp ce alta lucrează, ecranul ți-o arată pe cea în curs.

Ce se recalculează singur

Unele documente se recontabilizează fără să apeși nimic, fiindcă s-a schimbat ceva de care depind. De exemplu, plata unei facturi în lei se mută singură când corectezi și recontabilizezi factura (limitele mutării sunt în Documente de vânzare).

Cât lucrează platforma, în antetul panoului, lângă clopoțel, apare Se recalculează N documente, cu o rotiță. Un clic te aduce aici, unde documentele stau în lista Coada automată, cu Cauza fiecăruia. Când coada se golește, indicatorul dispare.

Indicatorul îl vede doar cine are contabilitatea în abonament și dreptul de a vedea recontabilizarea.

De rezolvat

Aici ajung recontabilizările automate pe care platforma nu le-a putut duce la capăt. Documentul a rămas cu nota de dinainte, iar coloana Motiv îți spune de ce și ce ai de făcut.

De exemplu, plata unei facturi corectate, când plata stă într-o lună închisă. Plata nu se modifică, iar mesajul îți spune cu cât trebuie mutată. În luna curentă o muți astfel:

• factura client a crescut — stingi diferența din avansul plății, cu Achită din avans, din Datorii clienți;
• factura de furnizor a crescut — muți diferența de pe avansul furnizorului pe datoria lui cu o Regularizare, din Achiziții → tabul Regularizări datorii;
• factura a scăzut — faci o Regularizare care trece suma plătită în plus pe avansul partenerului (vezi Regularizări de datorii).

Clic dreapta pe un rând îți dă:

• Repune în coadă — după ce ai rezolvat cauza, documentul se recontabilizează din nou;
• Închide — documentul rămâne cu nota pe care o are și iese din listă, după o confirmare;
• Recontabilizează complet — doar pe recontabilizările de cost care s-au oprit.

O recontabilizare de cost oprită nu se închide, fiindcă nota ar rămâne diferită de registrul de stoc. Pe ea faci recontabilizarea completă, care reface toată nota după regulile de acum, nu doar costul. Se pot schimba deci și conturile de venit sau analiticile, de aceea ți se cere confirmarea. Pentru mai multe documente de felul acesta, deasupra listei ai Recontabilizează complet (N).

Așteaptă redeschiderea lunii

Sub De rezolvat stau documentele care așteaptă o lună. Coloana Luna îți spune care:

• luna e închisă — documentul nu se modifică și se reia singur când contabilul redeschide luna (vezi Perioade contabile);
• luna e în închidere — îl recontabilizează pasul de recontabilizare din asistentul de închidere, iar din meniul rândului îl poți și Repune în coadă;
• declarația TVA a lunii e depusă — se reia după ce retragi confirmarea declarației; dacă nota rămâne cum e, închizi cererea.

Integritatea datelor

Panoul Integritatea datelor verifică legăturile dintre documente, note și registre: documente contabilizate fără notă, note rămase fără document, solduri negative, stingeri fără plată, cereri de recontabilizare blocate. Nu repară nimic singur.

Apeși Verifică integritatea. Fiecare problemă găsită vine cu documentul, suma, cauza și ce e de făcut. Un dublu clic pe rând deschide documentul.

1 Verifică integritatea · 2 câte probleme s-au găsit · 3 o problemă, cu cauza și ce e de făcut

Pe problemele pe care le poate corecta platforma ai Simulează repararea. Abia după simulare apare Repară, care face corecția, după o confirmare. Dacă tocmai s-a recontabilizat ceva, verificarea poate arăta o vreme probleme care dispar singure — panoul ți-o spune.

Ce te poate încurca

• „Lista e incompletă — n-au răspuns serviciile: …”. Unul dintre module n-a răspuns, deci documentele lui lipsesc din listă. Încarci documentele din nou peste câteva minute.
• „Fără drept de recontabilizare pe: …”. N-ai dreptul să refaci documentele acelui modul, deci nu apar în listă. Dreptul îl primești de la proprietarul firmei.
• „… documente alese nu mai sunt contabilizate și n-au intrat în lucrare”. Între timp, cineva le-a anulat contabilizarea. Restul s-au recontabilizat normal.
• Lucrarea s-a oprit cu „serviciul … n-a răspuns”. Documentele rămase n-au fost atinse. Apeși Reia când serviciul își revine.

Pagini conexe

• Documente de vânzare — factura corectată după ce a fost achitată
• Facturi de la furnizori — aceeași regulă pe factura de achiziție
• Perioade contabile — închiderea și redeschiderea lunii
• Șabloane de contare — o schimbare de cont implicit ajunge pe documentele vechi doar prin recontabilizare