Integrări externe

De ce configurezi integrările

POSfix nu funcționează izolat. Integrările cu sisteme externe elimină introducerea manuală repetitivă — vânzările de la POS, facturile electronice de la furnizori și extrasele bancare ajung automat în contabilitate. Fără integrări, trebuie să introduci manual fiecare tranzacție, ceea ce consumă timp și crește riscul de erori.

Integrările disponibile:

Integrare	Ce automatizează
POSfix (terminale POS)	Vânzări zilnice, încasări numerar/card
e-Factura (SFS)	Primirea/emiterea facturilor electronice

Configurare pas cu pas

1. Integrarea cu POSfix (terminale POS)

POSfix este sistemul de puncte de vânzare din ecosistemul Posfix. Dacă operezi magazine, restaurante sau alte puncte de vânzare cu terminale POSfix, vânzările de la casă se transferă automat în POSfix.

Ce se sincronizează:

Date din POSfix	Ce se creează în POSfix
Vânzări zilnice (rapoarte Z)	Documente de vânzare agregate
Nomenclator produse	Produse și servicii
Încasări în numerar	Operațiuni de casă
Încasări cu cardul	Operațiuni bancare

Pașii de configurare:

1. Navighează la Sidebar → Setări → Integrări
2. Selectează POSfix
3. Activează integrarea
4. Selectează terminalele din care vrei să primești date
5. Configurează maparea conturilor GL:
   • Contul de venituri din vânzări (de regulă 611.1)
   • Contul de casă pentru numerar (241)
   • Contul pentru încasări cu cardul (244 sau 242)
6. Salvează configurația

Cum funcționează sincronizarea:

Datele din POSfix se sincronizează automat după închiderea fiecărui raport Z de la terminal. Documentele apar în POSfix gata de verificare și contare — nu trebuie să intervii manual.

Verifică înainte de contare

Deși documentele sunt create automat, revizuiește-le înainte de a le conta. Verifică sumele, conturile și partenerul asociat. Automatizarea reduce erorile, dar nu elimină nevoia de control.

2. Integrarea e-Factura

e-Factura este sistemul electronic de facturare din Republica Moldova, operat de Serviciul Fiscal de Stat (SFS). Începând cu 2025, emiterea facturilor electronice este obligatorie pentru tranzacțiile B2B peste pragul stabilit de legislație.

Funcționalitățile integrării:

• Primirea facturilor — facturile emise de furnizorii tăi apar automat în POSfix
• Emiterea facturilor — facturile de vânzare create în POSfix se transmit electronic către clienți
• Verificarea statusului — vezi dacă o factură a fost acceptată, respinsă sau este în așteptare
• Descărcarea în masă — import al tuturor facturilor primite

Pașii de configurare:

1. Navighează la Sidebar → Setări → Integrări
2. Selectează e-Factura
3. Introdu credențialele de acces:
   • Certificat digital — certificatul calificat emis de un prestator acreditat (de exemplu, MSign)
   • Cheie API — generată din portalul SFS
4. Testează conexiunea
5. Activează integrarea

Certificat digital valid

Integrarea e-Factura necesită un certificat digital calificat valid. Verifică data de expirare și reînnoiește-l din timp. Fără certificat activ, nu poți emite sau primi facturi electronice.

Fluxul de lucru — facturi primite (de la furnizori):

1. Furnizorul emite factura prin e-Factura
2. POSfix descarcă automat factura
3. O găsești în lista de facturi primite, cu datele pre-completate
4. Verifici, completezi conturile GL și contezi

Fluxul de lucru — facturi emise (către clienți):

1. Creezi documentul de vânzare în POSfix
2. Apeși Transmite e-Factura
3. Factura se semnează digital și se transmite la SFS
4. Clientul o primește în propriul sistem

3. Monitorizarea integrărilor

Fiecare integrare are un panou de status care afișează:

Indicator	Ce arată
Status conexiune	Conectat / Deconectat / Eroare
Ultima sincronizare	Data și ora ultimei sincronizări reușite
Documente procesate	Numărul de documente transferate în ultima perioadă
Erori	Lista erorilor recente cu descriere și timestamp

Valorile recomandate

Maparea conturilor GL pentru POSfix

Tip tranzacție	Cont GL recomandat	Descriere
Venituri din vânzări	611.1	Venituri din vânzarea produselor
Casă (numerar)	241	Casa organizației
Card bancar	244 sau 242	Cont curent / Terminal POS
TVA colectat	534.1	TVA de la vânzări

Securitate

Datele de autentificare (certificate, chei API) sunt stocate criptat pe server. Ele nu sunt vizibile în clar după salvare — poți doar să le actualizezi. Comunicația cu sistemele externe se face prin HTTPS. Toate transferurile de date sunt înregistrate în jurnalul de audit.

Ce se poate schimba ulterior

Element	Se poate modifica?	Condiții
Activare/dezactivare integrare	Da	Datele existente rămân, sincronizarea se oprește
Maparea conturilor GL	Da	Afectează doar documentele viitoare
Terminalele POSfix selectate	Da	Poți adăuga/elimina terminale oricând
Certificat digital e-Factura	Da	Trebuie actualizat la reînnoire
Cheia API	Da	Regenerează din portalul SFS dacă este compromisă

Depanare

Problemă	Cauza	Soluție
Integrarea e-Factura nu se conectează	Certificat digital expirat	Reînnoiește certificatul și actualizează-l în POSfix
Facturile primite nu apar	Sincronizarea eșuată sau cheia API invalidă	Verifică panoul de status, regenerează cheia API dacă necesar
e-Factura respinge o factură	IDNO invalid, format incorect	Verifică motivul respingerii în lista de erori, corectează și retransmite
Documentele din POS au sume diferite	Mapare conturi incorectă sau raport Z incomplet	Verifică maparea conturilor și compară cu raportul Z original
Sincronizarea POS nu funcționează	Terminal offline sau neconectat	Verifică conexiunea terminalului POSfix
Documente duplicate din POS	Sincronizare rulată de două ori	POSfix previne duplicatele — verifică ID-urile documentelor

Întrebări frecvente

Integrarea POS este obligatorie dacă folosesc POSfix?

Nu este obligatorie, dar este foarte recomandată. Fără integrare, trebuie să introduci manual fiecare vânzare de la POS în contabilitate — un proces lent și predispus la erori.

Pot conecta mai multe terminale POSfix?

Da. Poți selecta individual terminalele din care vrei să primești date. Fiecare terminal poate avea mapare de conturi proprie, dacă vânzările din terminale diferite se înregistrează pe conturi GL diferite.

Ce fac dacă e-Factura respinge o factură?

Verifică motivul respingerii în lista de erori din panoul de status. Cauzele frecvente: IDNO invalid al partenerului, câmpuri obligatorii lipsă, format incorect. Corectează eroarea în POSfix și retransmite.

Pot dezactiva temporar o integrare?

Da. Poți dezactiva orice integrare din panoul de setări. Datele existente rămân în sistem, dar sincronizarea se oprește până la reactivare.

Documentele create automat din POS pot fi editate?

Da, înainte de contare. Documentele create prin sincronizare au status Ciornă — le poți edita, ajusta conturile sau adăuga detalii înainte de a le conta.

Cât de des se sincronizează datele din POSfix?

Automat, după fiecare raport Z. În practică, aceasta înseamnă zilnic (la închiderea zilei de la terminal). Nu trebuie să inițiezi sincronizarea manual.

Ce se întâmplă dacă internetul se întrerupe în timpul sincronizării?

Sincronizarea se reia automat la restabilirea conexiunii. Datele nu se pierd — POSfix le păstrează local până la confirmarea recepției de către POSfix.

Pot folosi e-Factura fără certificat digital?

Nu. Certificatul digital calificat este obligatoriu conform legislației Republicii Moldova pentru semnarea electronică a facturilor. Fără el, integrarea e-Factura nu poate funcționa.

Integrarea bancară este disponibilă?

Momentan, POSfix suportă integrări cu POSfix și e-Factura. Integrarea directă cu băncile (importul automat de extrase bancare) este planificată pentru versiuni viitoare.

Cine trebuie să configureze integrările?

Integrările sunt configurate de regulă de administratorul organizației sau de contabilul-șef. Odată configurate, ele funcționează automat pentru toți utilizatorii.

Pagini conexe

• e-Factura — lucrul cu facturile electronice primite și emise
• Jurnal de audit — loguri ale operațiunilor din integrări
• Rapoarte statistice — declarații generate din datele sincronizate
• Conturi bancare — conturile GL folosite în maparea POS