Авансовые отчёты
Авансовый отчёт показывает, что сотрудник сделал с деньгами, полученными в аванс: какой товар купил, какие счета поставщиков оплатил и какие у него были прочие расходы. Сам отчёт никому денег не выдаёт. Аванс вы выдали раньше — из кассы или через банк; после отчёта остаток принимаете, а перерасход выплачиваете, тоже через кассу.
Где найти: Боковое меню → Деньги → вкладка Авансовые отчёты
1 новый отчёт · 2 что остаётся после отчёта
Колонка К возврату / перерасход показывает, кто кому должен. Положительная цифра значит, что подотчётное лицо должно вернуть остаток; отрицательная — что оно потратило больше аванса и фирма должна ему разницу.
Чтобы составить отчёт
Если подотчётное лицо получало аванс, он должен быть уже выдан и проведён: расходный кассовый ордер или банковская операция вида Выдача подотчетному лицу, с выбранным сотрудником. Дальше:
- Нажмите Новый авансовый отчёт.
- Выберите Дата и Сотрудник — подотчётное лицо. Кредит счёт заполнится сам.
- Если человек покупал товар, выберите Склад.
- На вкладке Полученные авансы нажмите Заполнить авансы.
- Внесите потраченное на вкладки Товары, Оплата поставщикам и Прочие расходы — по чекам и счетам, которые он принёс.
- Сохранить.
1 счёт подотчётного лица · 2 склад для товара · 3 данные для печатной формы · 4 что оставалось раньше · 5 остаток к возврату · 6 заполнение авансов
Кредит счёт — счёт, на котором закрывается всё, что потратило подотчётное лицо. Панель предлагает счёт организации для подотчётных лиц в валюте отчёта. Меняйте его, только если человек платил своими деньгами, без аванса: тогда выберите счёт задолженности перед ним, и фирма будет должна ему всю сумму.
Если человек тратил в другой валюте, выберите Валюта. Появится Курс обмена, заполненный курсом НБМ на дату отчёта; его можно поправить. Кредит счёт сам переключится на валютный счёт, а Заполнить авансы подтянет только выплаты в той же валюте.
В разделе Для печатной формы укажите назначение аванса и сколько документов и листов вы получили вместе с отчётом. Они попадают только на бумагу, в учёт не идут.
Полученные авансы и остаток
Заполнить авансы подтягивает проведённые выплаты, по которым подотчётное лицо получило деньги после своего последнего проведённого отчёта. Выплаты, уже включённые в другой отчёт, сделанные в другой валюте или датированные позже отчёта, кнопка не берёт. Она активна, когда выбраны сотрудник и счёт.
Вкладка только объясняет, откуда деньги: у выдачи своя проводка, поэтому строки отсюда второй раз не проводятся. Их сумма становится Сумма аванса.
Полоса под шапкой подводит итог. Остаток аванса — то, что оставалось у человека от прежних авансов, по данным учёта на дату отчёта. Сумма к возврату — это Остаток аванса плюс Сумма аванса минус Итого расходов; если расходы больше этой суммы, подпись меняется на Перерасход (к выплате подотчётному лицу).
Цифры появляются после Заполнить авансы или после сохранения. Если затем сменить сотрудника, счёт, дату или валюту, на их месте пишется «читается из учёта при сохранении», пока вы не прочитаете их снова.
Товары
Товары и материалы, купленные подотчётным лицом, приходуются на склад из шапки по уплаченной сумме, с НДС — отчёт НДС не выделяет. Если подотчётник принёс налоговую накладную на имя фирмы и вы хотите принять НДС к вычету, не вносите её на Товары: оформите её как счёт поставщика, а оплату — на вкладке Оплата поставщикам.
1 позиция номенклатуры · 2 счёт учёта запасов · 3 у кого купил · 4 полученный чек или счёт
Сумма считается из количества и цены, а если вписать сумму с чека напрямую, пересчитается цена. Счёт берётся из номенклатуры — тот, что задан на позиции или на её категории. Поставщик и Входящий документ необязательны, но помогут найти чек через год. У скоропортящегося товара появляются ещё Дата истечения и № партии, чтобы партия пришла на склад со своим сроком.
Оплата поставщикам
На этой вкладке — счета фирмы, которые подотчётное лицо оплатило из аванса.
1 оплаченный поставщик · 2 как погашается долг · 3 удержание у источника
Если выбрать Контракт, строка погашает только счета этого контракта, а остаток остаётся авансом по нему. Если поле пустое, гасится любой счёт поставщика.
Кнопка в колонке Зачет аванса открывает окно Распределить по документам с открытыми счетами поставщика. Способ берётся из учётной политики: Автоматически распределяет оплату по счетам, начиная с самого старого. По документу даёт вписать сумму на каждый счёт самому, а Не погашать оставляет всю оплату авансом.
1 способ погашения · 2 счёт учёта, на котором числится документ · 3 сумма, погашенная по документу · 4 счёт расчётов · 5 счёт, на котором остаётся остаток
Если вписать сумму на счёт вручную или нажать Распределить остаток, способ сам переключается на По документу, чтобы последующее изменение суммы не переписало ваш выбор. То, что не покрыто ни одним счётом, остаётся авансом, выданным поставщику, на Счёт авансов. Счёт расчётов обычно оставляют пустым: каждый счёт погашается на том счёте учёта, где числится.
Прочие расходы
Сюда идут расходы, которые не товар и не счёт поставщика: транспорт, канцтовары, представительский обед.
1 счёт затрат · 2 аналитика счёта · 3 удержание у источника
Счёт выбирается в строке. Кнопка в колонке Аналитика открывает окно с тем, что требует счёт, например статьёй затрат, и с полем Подразделение; цифра на кнопке показывает, сколько заполнено. Пустое подразделение берётся из шапки; у счёта без аналитики в колонке стоит «—».
Удержание у источника в строке
Если подотчётное лицо заплатило физическому лицу — за услугу, аренду, — налог удерживается в этой строке. В строке остаётся нетто — ровно то, что человек получил.
- В колонке Удержание нажмите Добавить.
- Включите переключатель Удержание подоходного налога у источника — только тогда появятся поля.
- Выберите Вид налога, впишите Валовый доход и проверьте Ставка налога.
- Если сумма строки ещё не нетто, нажмите Подставить в сумму — кнопка появляется только тогда. Затем Применить.
1 кому заплатили · 2 переключатель удержания · 3 вид налога · 4 валовый доход · 5 ставка · 6 нетто в строку
На вкладке Прочие расходы в том же окне выбирается и Партнёр: без него отчёт не проведётся. Налог считает панель, а при проведении строка попадает в реестр Удержания у источника.
| Переключатель | Что меняется при включении | Если оставить выключенным |
|---|---|---|
| Удержание подоходного налога у источника | Появляются вид налога, валовый доход, ставка и рассчитанное нетто | Строка остаётся без удержания |
От черновика до проведения
Отчёт проходит четыре состояния. Проводка появляется только на последнем.
| Состояние | Как туда попадает | Что можно сделать |
|---|---|---|
| Черновик | При сохранении | Исправить, Отправить на утверждение |
| Подано | Отправить на утверждение | Одобрить или Вернуть в черновик из Действия |
| Одобрено | Одобрить | Провести или Вернуть в черновик |
| Проведен | Провести | Снять проведение — отчёт возвращается в Одобрено |
При проведении товар приходуется на склад, счета поставщиков погашаются, а расходы ложатся на свои счета. Кнопка J в шапке показывает проводку. Из Действия отчёт печатают и удаляют — в любом состоянии; у проведённого отчёта удаление сначала снимает проводку.
Остаток и перерасход
У проведённого отчёта меню Действия предлагает документ, который закрывает расчёт с подотчётным лицом.
1 приём остатка
Принять остаток в кассу появляется, когда человек должен вернуть деньги. Открывается приходный кассовый ордер вида Возврат от подотчетного лица, где сотрудник, сумма и счёт уже заполнены. Если он потратил больше аванса, вместо этого появляется Выплатить перерасход из кассы — открывается расходный кассовый ордер.
Что может сбить с толку
- Заполнить авансы неактивна — ещё не выбраны Сотрудник или Кредит счёт.
Нераспределённых авансов для подотчётного лица не найдено.— выплата, которой выдали аванс, не проведена, сделана в другой валюте, датирована позже отчёта или днём последнего проведённого отчёта человека и раньше — тот отчёт её уже закрыл.Выберите склад в шапке — товары из отчёта приходуются на конкретный склад.— на Товары есть строки, а Склад в шапке не выбран.В авансовом отчёте нет строк для проведения.— вкладки расходов пусты; Полученные авансы сами не проводятся.Строка … на вкладке «Полученные авансы»: документ … уже включён в другой авансовый отчёт.— один аванс не закрывают дважды. Уберите строку или исправьте другой отчёт.Строка … на вкладке «Прочие расходы»: выплаченная сумма … плюс удержанный налог … должны давать валовой доход …— в строке остался валовый доход. Откройте окно удержания и нажмите Подставить в сумму.
Смежные страницы
- Приход и расход наличных — выдача аванса из кассы и возврат остатка
- Банковские операции — аванс, выданный через банк
- Удержания у источника — куда попадает налог, удержанный в строке