Operațiile de Casă
Înregistrarea Achitărilor
Sistemul PosFix suportă multiple metode de plată. Această secțiune ghidează operatorul prin procesul de transformare a coșului de produse într-o tranzacție finalizată, explicând modul de utilizare a zonei de plăți. Veți regăsi instrucțiuni clare pentru gestionarea diverselor instrumente financiare acceptate (numerar, card bancar, tichete de masă sau metode mixte), precum și funcțiile automate ale sistemului, cum ar fi calculul restului și emiterea bonului fiscal.
Plată Numerar
Plata în numerar este cea mai frecventă operațiune la casa de marcat. Interfața PosFix este optimizată pentru a procesa aceste tranzacții cu viteză maximă, oferind operatorului instrumente ajutătoare pentru introducerea rapidă a sumelor (prin butoane presetate) și calcularea automată a restului, eliminând astfel erorile umane.
- După scanarea sau selectarea produselor, apăsați butonul Numerar din lista metodelor de plată
- Introduceți suma primită efectiv de la client folosind tastatura numerică
- Pentru rapiditate, puteți folosi butoanele presetate (+5, +10, +20, +50, +100, +200, +500 MDL) pentru a compune suma primită
- Alternativ, apăsați butonul Exact dacă clientul a oferit suma fixă (rest 0.00 MDL)
- Verificați câmpul Rest – acesta se calculează automat
- Apăsați Finalizează pentru a tipări bonul fiscal și a deschide sertarul de bani
Verificați cu atenție suma introdusă înainte de a apăsa butonul Finalizează. Odată ce bonul fiscal a fost tipărit, tranzacția este înregistrată în memoria fiscală și nu mai poate fi anulată din interfața de vânzare (necesită proceduri administrative de anulare/stornare).
Dacă clientul oferă suma fixă (fără rest), folosiți întotdeauna butonul Exact. Aceasta reduce timpul tranzacției cu câteva secunde, eliminând necesitatea tastării sumei manual.
Plată Card
- Apăsați butonul Card din lista metodelor de plată
- Verificați suma afișată pe ecran (aceasta este precompletată automat cu totalul bonului)
- Dacă terminalul bancar este integrat: Suma se transmite automat către POS-ul bancar. Invitați clientul să apropie cardul/telefonul.
- Dacă terminalul bancar NU este integrat: Introduceți suma pe terminalul extern, invitați clientul să apropie cardul și așteptați emiterea chitanței care confirmă Tranzacție Aprobată
- Imediat ce aveți confirmarea băncii, apăsați butonul Finalizează în aplicația POSfix pentru a emite bonul fiscal
Ordinea Operațiunilor: Nu apăsați "Finalizează" în aplicație înainte de a vedea mesajul de succes pe terminalul bancar, pentru a evita emiterea eronată a unui bon fiscal fără încasare reală.
Verificarea Sumei: În cazul terminalelor neintegrate, verificați dublu suma tastată pe POS-ul bancar înainte de a o prezenta clientului. O cifră greșită poate duce la încasarea unei sume eronate.
Două Bonuri: Clientul trebuie să primească, de regulă, două documente: Bonul Fiscal (emis de PosFix) și Chitanța de plată (emisă de terminalul bancar).
Plată Tichet de Masă
Plata cu Tichete de Masă Electronice TME este o metodă destinată exclusiv achiziționării de produse alimentare. Interfața PosFix gestionează aceste plăți similar cu cele bancare, dar aplică restricții specifice pentru a respecta legislația în vigoare (nu se acordă rest în bani).
- Apăsați butonul TME din lista metodelor de plată
- Verificați suma afișată pe ecran (aceasta este precompletată automat cu totalul bonului)
- Dacă terminalul bancar este integrat: Suma se transmite automat către POS-ul bancar. Invitați clientul să apropie cardul/telefonul.
- Dacă terminalul bancar NU este integrat: Introduceți suma pe terminalul extern, invitați clientul să apropie cardul și așteptați emiterea chitanței care confirmă Tranzacție Aprobată
- Imediat ce aveți confirmarea băncii, apăsați butonul Finalizează în aplicația POSfix pentru a emite bonul fiscal
Acordarea de Rest: Conform legii, la plata cu tichete de masă nu se oferă rest în numerar.
Dacă cardul de masă nu are fonduri suficiente pentru întreaga sumă, folosiți Plata Mixtă.
Plată Mixtă (Combinată)
Plata mixtă este utilizată atunci când clientul dorește să achite valoarea bonului folosind mai multe metode de plată simultan (ex: o parte Numerar și restul Card). Interfața PosFix permite gestionarea acestor plăți prin adăugarea succesivă a "Liniilor de Plată".
- Selectați o metodă de plată inițială (de exemplu: NUMERAR).
- Se va deschide fereastra de plată. Apăsați butonul Plată Mixtă
- Interfața se va modifica pentru a afișa secțiunea Linii Plată. Selectați prima metodă de plată NUMERAR
- Introduceți manual suma parțială pe care o primiți (înainte de a introduce, ștergeți suma totală afișată implicit)
- Apăsați butonul Adaugă Plată
- Sistemul va confirma prima tranșă iar câmpul Rămas se va actualiza automat, indicând diferența rămasă de plată
- Selectați a doua metodă de plată pentru restul sumei CARD
- Sistemul va completa automat suma rămasă. Apăsați butonul Adaugă Plată pentru a confirma și această sumă
- Apăsați Finalizează pentru a tipări bonul fiscal și a închide comanda
Dacă la ultima metodă de plată (ex: Numerar) clientul oferă o bancnotă mai mare decât diferența rămasă, sistemul va calcula restul în mod normal pentru acea tranșă.
Plată Voucher
Această metodă se utilizează pentru încasările prin instrumente de plată preplătite (Certificate Cadou, Vouchere de reducere), care nu implică numerar sau card bancar.
- În zona metodelor de plată apăsați butonul ALTELE
- Se va deschide fereastra Alte Metode de Plată. Din grila de opțiuni selectați Voucher
- Introduceți valoarea voucherului și apăsați OK pentru a aplica plata
- În funcție de configurarea magazinului, s-ar putea să vi se ceară să scanați voucher-ul clientului pentru validare.
- Apăsați Finalizează pentru a tipări bonul fiscal și a închide comanda
- Interdicție Rest: Conform legislației din Republica Moldova, la plata cu bonuri valorice este interzisă acordarea restului în numerar.
- Verificare: Asigurați-vă că voucherul este valid și are elementele de siguranță intacte înainte de a-l procesa.
- Fiscalizare: Pe bonul fiscal final, această sumă va fi evidențiată separat la categoria VOUCHER
Dacă valoarea voucherului este mai mică decât totalul de plată, sistemul va afișa automat diferența rămasă ca Rămas. Va trebui să selectați o a doua metodă (ex: Numerar sau Card) pentru a încasa diferența și a închide bonul.
Plată Abonament
Această metodă este utilizată pentru clienții fideli care dețin un abonament activ. Utilizați această opțiune pentru a scădea contravaloarea produselor dintr-un abonament existent al clientului, fără a încasa numerar la momentul vânzării.
- În zona metodelor de plată apăsați butonul ALTELE
- Se va deschide fereastra Alte Metode de Plată. Din grila de opțiuni selectați Abonament
- Introduceți valoarea abonamentului și apăsați OK pentru a aplica plata
- În funcție de configurarea magazinului, s-ar putea să vi se ceară să scanați abonamentul clientului pentru validare.
- Apăsați Finalizează pentru a tipări bonul fiscal și a închide comanda
- Verificare Sold: Înainte de plată, asigurați-vă că abonamentul clientului este activ și are un sold suficient pentru a acoperi consumația.
- Identificare: Dacă abonamentul este nominal, solicitați clientului un document de identificare sau cardul de membru fizic.
- Fiscalizare: Pe bonul fiscal final, această sumă va fi evidențiată separat la categoria ABONAMENT
Este important de menționat că, din punct de vedere contabil, încasarea reală a banilor (și emiterea bonului fiscal cu TVA) are loc, de obicei, în momentul vânzării abonamentului. Utilizarea butonului Abonament la momentul consumului are rol de evidență de gestiune (scade stocul), dar valoarea de plată la acel moment este zero.
Alte Metode de Plată
PosFix permite înregistrarea unor forme de plată complexe, utilizate de obicei în relația cu persoanele juridice (firme) sau pentru operațiuni financiare specifice.
- În zona metodelor de plată apăsați butonul ALTELE
- Se va deschide fereastra Alte Metode de Plată cu toate opțiunile disponibile
| Metodă de Plată | Descriere și Utilizare |
|---|---|
| Cec | Instrumente Bancare. Clientul plătește cu o filă CEC care urmează să fie decontată la bancă. |
| Tichet | Tichete de Masă. Plată cu bonuri de masă pe suport de hârtie (dacă magazinul le acceptă). |
| Credit | Termen. Vânzare cu plată amânată (Credit Client). Marfa se predă acum, plata se face la termenul stabilit contractual. |
| Leasing | Vânzări în Rate. Utilizat pentru bunuri de valoare mare (electrocasnice, mobilă) cumpărate prin contract de leasing sau creditare externă (ex: IuteCredit, EasyCredit). |
| Avans | Rezervări. Încasarea unei sume parțiale pentru o comandă viitoare sau închiderea unui bon folosind un avans plătit anterior. |
| Depozit | Garanții Bănești. Încasarea unei sume drept garanție returnabilă (ex: pentru ambalaje, închiriere echipamente) sau alimentarea unui cont de client. |
| Gaj | Amanet / Colateral. Specific caselor de amanet (Lombard). Se folosește când tranzacția implică un bun lăsat drept garanție materială. |
| Compensare | Stingere Datorii. Schimb de mărfuri/servicii între două firme fără transfer de bani (barter), pentru a stinge o datorie reciprocă. |
| Transfer | Vânzări B2B. Clientul (firmă) plătește ulterior prin ordin de plată (virament bancar) în baza facturii. Bonul se emite pentru scădere din gestiune. |
| Altele | Diverse. Metode interne de plată care nu se încadrează în categoriile standard de mai sus. |
Finalizarea Vânzării
Imediat după procesarea plății, sistemul afișează ecranul Vânzare Finalizată. Acesta este momentul în care tranzacția este salvată oficial în memoria fiscală.
- Detaliile Tranzacției:
- Tranzacție: Numărul unic al bonului
- Total: Suma finală încasată
- MEV ID: Acesta este Identificatorul Unic Fiscal (Monitorizarea Electronică a Vânzărilor)
- Opțiuni pentru Bon (Post-Vânzare):
- Printează Bon: Retipărește bonul fizic
- Email: Expediere bon digital
- SMS: Trimitere link cu bonul electronic prin mesaj text
- Apăsați butonul ➕ Tranzacție Nouă pentru a reveni la ecranul principal și a servi următorul client
Dacă linia MEV ID lipsește sau apare un mesaj de eroare în locul ei, înseamnă că bonul a fost emis în regim Offline. Nu vă îngrijorați – acesta este valid, iar codul se va genera automat la reconectarea internetului.
Imprimare Chitanță
Deși sistemul este configurat de obicei să tipărească automat, acest buton este esențial în situații excepționale. Această funcție comandă manual imprimantei să emită bonul de hârtie aferent tranzacției tocmai încheiate.
Petru a retipări bonul, în ecranul Vânzare Finalizată, apăsați butonul Printează Bon.
Folosiți această opțiune dacă s-a terminat rola în timpul imprimării automate. După ce schimbați hârtia, apăsați Printează Bon pentru a scoate bonul corect.
Trimitere prin Email
Această opțiune este ideală pentru clienții care doresc o evidență digitală a cheltuielilor sau pentru a economisi hârtie (soluție Eco-Friendly).
- În ecranul Vânzare Finalizată, apăsați butonul Email
- În câmpul nou etichetat Adresă Email introduceți adresa comunicată de client
- Apăsați Trimite
Dacă terminalul nu este conectat la internet în momentul vânzării, bonul va fi transmis automat, imediat ce conexiunea revine. Informați clientul că ar putea exista o mică întârziere.
Reamintiți clienților să verifice și folderul Spam/Junk dacă nu primesc bonul în câteva minute.
Trimitere prin SMS
Această funcție permite expedierea unui link securizat către bonul fiscal direct pe telefonul mobil al clientului.
- În ecranul Vânzare Finalizată, apăsați butonul SMS
- În câmpul nou etichetat Număr Telefon introduceți numărul clientului
- Apăsați Trimite
Introduceți doar cele 8 cifre ale numărului de mobil, fără primul zero de la început. Începeți direct cu cifra 6 sau 7 și evitați dublarea prefixului.
SMS-ul conține un link către chitanța electronică de pe portalul fiscal. Pentru a vedea detaliile, faceți click pe link.