Operațiile de Casă
PosFix funcționează ca aparat de casă și control (ECC), înregistrând fiscal toate tranzacțiile conform cerințelor SFS Moldova și transmițând bonurile electronic prin sistemul MEV.
Înregistrarea Vânzărilor prin Casa de Marcat
Sistemul PosFix suportă multiple metode de plată. Această secțiune ghidează operatorul prin procesul de finalizare a unei tranzacții, explicând modul de utilizare a fiecărei metode de plată disponibile.
Plată Numerar
Plata în numerar este integrată cu un sistem de calcul al restului și butoane de sume rapide adaptive:
- Din ecranul coșului, apăsați butonul Finalizează Plata
- În ecranul de plată, selectați opțiunea NUMERAR
- Introduceți suma primită folosind tastatura numerică sau butoanele interactive de Sume rapide
- Alternativ, apăsați butonul Exact dacă clientul a oferit suma fixă
- Verificați câmpul Rest - acesta se calculează automat
- Apăsați ÎNCASEAZĂ pentru a emite bonul fiscal
Verificați cu atenție suma introdusă înainte de a apăsa butonul ÎNCASEAZĂ. Odată ce bonul fiscal a fost emis, tranzacția este înregistrată și nu mai poate fi anulată din interfața de vânzare.
Dacă clientul oferă suma fixă (fără rest), folosiți întotdeauna butonul Exact. Aceasta reduce timpul tranzacției.
Plată Card
- Din ecranul coșului, apăsați butonul Finalizează Plata
- În ecranul de plată, selectați opțiunea CARD
- Câmpul Primit este completat automat de sistem cu valoarea exactă a Totalului
Invitați clientul să apropie cardul/telefonul - După ce tranzacția a fost aprobată de bancă, apăsați butonul ÎNCASEAZĂ pentru a emite bonul fiscal
Două Bonuri: Clientul primește de regulă două documente: Chitanța bancară (confirmarea plății cu cardul) și Bonul Fiscal (emis de PosFix).
Plată Tichet de Masă (TME)
Plata cu Tichete de Masă Electronice este destinată exclusiv produselor alimentare.
- Din ecranul coșului, apăsați butonul Finalizează Plata
- În ecranul de plată, selectați opțiunea TME
- Câmpul Primit este completat automat de sistem cu valoarea exactă a Totalului
Invitați clientul să apropie cardul - După ce tranzacția a fost aprobată de bancă, apăsați butonul ÎNCASEAZĂ pentru a emite bonul fiscal
Conform legii, la plata cu tichete de masă nu se oferă rest în numerar.
Dacă cardul de masă nu are fonduri suficiente, folosiți Plata Mixtă.
Plată Mixtă (Combinată)
Plata mixtă se utilizează când clientul dorește să achite cu mai multe metode simultan (ex: o parte Numerar și restul Card).
- Din ecranul coșului, apăsați butonul Finalizează Plata
- În ecranul de plată, selectați prima metodă NUMERAR
- Introduceți suma parțială primită și apăsați butonul ÎNCASEAZĂ
În partea de sus a ecranului va apărea o etichetă care confirmă plata efectuată iar câmpul Total se va actualiza automat, afișând doar suma rămasă de plată
- Selectați următoarea metodă de plată CARD
Sistemul va completa automat câmpul Primit cu restul sumei datorate. Invitați clientul să apropie cardul/telefonul - După ce tranzacția a fost aprobată de bancă, apăsați butonul ÎNCASEAZĂ pentru a emite bonul fiscal
Dacă la ultima metodă de plată clientul oferă o bancnotă mai mare decât diferența rămasă, sistemul calculează restul normal.
Plată Voucher
Această metodă se utilizează pentru încasări prin instrumente preplătite (Certificate Cadou, Vouchere de reducere).
- Din ecranul coșului, apăsați butonul Finalizează Plata
- În ecranul de plată, apăsați butonul cu trei puncte [...]
- Din meniul Mai multe metode, selectați opțiunea VOUCHER
- Introduceți valoarea voucher-ului
În funcție de configurarea magazinului, s-ar putea să vi se ceară să scanați voucher-ul clientului pentru validare. - Apăsați butonul ÎNCASEAZĂ pentru a emite bonul fiscal
Conform legislației, la plata cu bonuri valorice este interzisă acordarea restului în numerar.
Plată Abonament
Această metodă este utilizată pentru clienții fideli care dețin un abonament activ. Utilizați această opțiune pentru a scădea contravaloarea produselor dintr-un abonament existent al clientului, fără a încasa numerar la momentul vânzării.
- Din ecranul coșului, apăsați butonul Finalizează Plata
- În ecranul de plată, apăsați butonul cu trei puncte [...]
- Din meniul Mai multe metode, selectați opțiunea ABONAMENT
- Introduceți valoarea abonamentului
În funcție de configurarea magazinului, s-ar putea să vi se ceară să scanați abonamentul clientului pentru validare. - Apăsați butonul ÎNCASEAZĂ pentru a emite bonul fiscal
1. Verificare Sold: Înainte de plată, asigurați-vă că abonamentul clientului este activ și are un sold suficient pentru a acoperi consumația.
2. Identificare: Dacă abonamentul este nominal, solicitați clientului un document de identificare sau cardul de membru fizic.
Este important de menționat că, din punct de vedere contabil, încasarea reală a banilor (și emiterea bonului fiscal cu TVA) are loc, de obicei, în momentul vânzării abonamentului. Utilizarea butonului Abonament la momentul consumului are rol de evidență de gestiune (scade stocul), dar valoarea de plată la acel moment este zero.
Alte Metode de Plată
PosFix permite înregistrarea unor forme de plată complexe, utilizate de obicei în relația cu persoanele juridice (firme) sau pentru operațiuni financiare specifice.
Accesând butonul cu trei puncte [...] din ecranul de plată, aveți la dispoziție o listă extinsă de opțiuni suplimentare:
| Metodă | Descriere |
|---|---|
| CEC (CERTIFICAT VALORIC) | Instrumente de plată de tip cec sau certificate cu valoare nominală fixă |
| TICHET | Plată cu bonuri de masă pe suport de hârtie (dacă magazinul le acceptă) |
| ALT TIP | Categorii personalizate de plată care nu se încadrează în selecțiile standard ale sistemului |
| Credit | Înregistrarea unei vânzări pe credit comercial, unde încasarea banilor va avea loc ulterior |
| Leasing | Metodă de plată utilizată pentru tranzacții finanțate prin intermediul companiilor de leasing |
| Avans | Încasarea unei sume parțiale înainte de livrarea produsului sau prestarea finală a serviciului |
| Arvună | Sumă de bani plătită de client cu rol de confirmare și garanție a unei comenzi |
| Gaj | Decontare garantată prin constituirea unui gaj asupra unor bunuri |
| Compensare | Stingerea obligației de plată prin schimb de bunuri sau servicii între părți |
| Alt mod | Orice altă modalitate de plată nespecificată, agreată între comerciant și client |
Finalizarea Vânzării
Imediat după apăsarea butonului ÎNCASEAZĂ, sistemul afișează ecranul Plata finalizată cu succes. Aceasta confirmă faptul că tranzacția a fost înregistrată și transmisă către MEV.
Detaliile Bonului Fiscal Afișat
| Informație | Descriere |
|---|---|
| 1. Datele Comerciantului | Denumirea entității juridice, codul unic de identificare (IDNO), adresa |
| 2. Identificarea Documentului | Numărul unic al bonului |
| 3. Identificarea Operatorului | Casierului care a efectuat vânzarea |
| 4. Conținut | Lista produselor vândute, cantitatea, prețul unitar și cota TVA aplicată |
| 5. Totalizator | Suma totală de plată, metoda de plată (NUMERAR/CARD), suma primită și restul calculat |
| 6. Cod QR | Codul pentru verificarea autenticității bonului de către client |
| 7. MEV ID | Identificatorul Unic Fiscal |
Opțiuni Post-Vânzare
În partea de jos a ecranului aveți la dispoziție trei acțiuni rapide pentru a furniza documentul clientului.
Imprimare Bon
După ce ecranul confirmă că plata a fost finalizată cu succes, puteți genera documentul pe suport de hârtie utilizând imprimanta.
Apăsați butonul Print pentru a emite bonul fizic pe imprimanta termică.
Dacă ați închis ecranul de succes fără a printa, puteți regăsi oricând tranzacția în secțiunea Istoric Tranzacții (butonul Tranzacții din meniul principal) și să apăsați butonul Printează din dreptul bonului respectiv.
Trimitere prin SMS
Această funcție permite transmiterea unei copii digitale a bonului fiscal direct pe telefonul mobil al clientului, fiind o alternativă ecologică și rapidă la varianta tipărită.
- Din ecranul de succes al plății, apăsați butonul SMS
- Introduceți numărul de telefon al clientului
- Apăsați Trimite SMS
Introduceți doar cele 8 cifre ale numărului de mobil, fără primul zero. Începeți direct cu cifra 6 sau 7.
SMS-ul conține un link către chitanța electronică de pe portalul fiscal. Pentru a vedea detaliile, faceți click pe link.
Trimitere prin Email
- Din ecranul de succes al plății, apăsați butonul Email
- Introduceți adresa de e-mail a destinatarului
- Apăsați Trimite bon
Chitanța fiscală va fi transmisă automat sub forma unui fișier PDF, care poate fi vizualizat sau descărcat de pe orice dispozitiv.
Reamintiți clienților să verifice și folderul Spam/Junk dacă nu primesc bonul în câteva minute.
Conformitate MEV
La finalizarea fiecărei vânzări, sistemul transmite automat datele fiscale către MEV (Monitorizarea Electronică a Vânzărilor):
- Online: Transmitere instantanee cu confirmare
- Retry: În caz de eșec, sistemul reîncearcă automat (până la 3 încercări în 3 minute)
- Indicator vizual: Pe ecran apare un timer de așteptare în timpul reîncercărilor
